展會(huì)策劃方案

第一部分 會(huì)展預(yù)備階段的文案

第一節(jié) 會(huì)展預(yù)備階段的文案簡(jiǎn)介

一,、 會(huì)展預(yù)備階段的文案的概念：

會(huì)展預(yù)備階段的文案是指一次會(huì)展從確定展覽題材、收集信息,、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開(kāi)幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案,。

二、 會(huì)展預(yù)備階段的文案種類：

一般來(lái)說(shuō),，會(huì)展預(yù)備階段的文案包括展會(huì)立項(xiàng)策劃書,、展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說(shuō)明書,、展會(huì)招展方案,、展會(huì)招展函、招展進(jìn)度計(jì)劃,、觀眾邀請(qǐng)函,、參展合同、展出工作方案,、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表,、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃,、廣告文案等。

第二節(jié) 會(huì)展預(yù)備階段的文案寫作

一,、《展會(huì)立項(xiàng)策劃書》的寫作

（一）《展會(huì)立項(xiàng)策劃書》的概念：

所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃,，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃,，設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架,，提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會(huì)名稱和地點(diǎn),、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍,、辦展時(shí)間,、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位,、招展計(jì)劃,、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃．現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃,、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等,。

《展會(huì)立項(xiàng)策劃書》是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法,，它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié),。

（二） 展會(huì)立項(xiàng)策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：

一般地，《展會(huì)立項(xiàng)策劃書》主要包括以下內(nèi)容：

1,、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析,，對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析,，對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析,，對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。

2,、提出展會(huì)的基本框架：包括展會(huì)的名稱和舉辦地點(diǎn),、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍,、辦展時(shí)間,、辦展頻率、展會(huì)規(guī)模和展會(huì)定位等,。

3,、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。

4,、展會(huì)工作人員分工計(jì)劃,。

5,、展會(huì)招展計(jì)劃

6、展會(huì)招商計(jì)劃,。

7,、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃。

8,、展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃,。

9、展會(huì)服務(wù)商安排計(jì)劃,。

10,、展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃。

11,、 展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃,。

12、 展會(huì)結(jié)算計(jì)劃,。

（三） 展會(huì)立項(xiàng)策劃書的寫作要求：

1．展會(huì)名稱

展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基本部分,、限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)”,，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座,，則基本部分是“交易會(huì)”，限定部分是“中國(guó)”和“第93屆”,，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出口商品”,。

下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說(shuō)明：

? 基本部分：用來(lái)表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會(huì),、博覽會(huì)、展銷會(huì),、交易會(huì)和“節(jié)”等,。

? 限定部分：用來(lái)說(shuō)明展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì),。

展會(huì)舉辦時(shí)間的表示辦法有三種：一是用“屆”來(lái)表示,。二是用“年”來(lái)表示，三是用“季”來(lái)表示,。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié),、2003年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等,。在這三種表達(dá)辦法里,，用“屆”來(lái)去示最常見(jiàn)，它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性,。那些剛舉辦的展會(huì)一般用“年”來(lái)表示,。
展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所體現(xiàn),，如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“大連”。

展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)的詞主要有“國(guó)際”,、“世界”,、“全國(guó)”、“地區(qū)”等,。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“國(guó)際”表明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展,。

? 行業(yè)標(biāo)識(shí)：用來(lái)表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì),。行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱,，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。

2,、展會(huì)地點(diǎn)

策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn),，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦,。

策劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó)家,、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦,。

策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn),。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì),，要結(jié)合展會(huì)的展覽題材和展會(huì)定位而定。另外,，在具體選擇展館時(shí),，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素,。

3,、辦展機(jī)構(gòu)

辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃,、招展和招商等事宜的有關(guān)單位,。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì),、政府部門和新聞媒體等,。

根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位,、承辦單位,、協(xié)辦單位、支持單位等,。

主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位,。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán),。

承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織,、操作與管理,，并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。

協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃,、組織,、操作與管理，部分地承擔(dān)展會(huì)的招展,、招商和宣傳推廣工作的辦展單位,。

支持單位：對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織,、操作與管理,，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位,。

4,、辦展時(shí)間

辦展時(shí)間是指展會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開(kāi)展日期,。二是指展會(huì)的籌展和撤展日期,。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開(kāi)放的日期。

展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),，要視不同的展會(huì)具體而定,。有些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如“世博會(huì)”的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年,；但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來(lái)說(shuō),，展期一般是3-5天為宜。

5,、展品范圍

展會(huì)的展品范圍要根據(jù)展會(huì)的定位,、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其他多種因素來(lái)確定。

根據(jù)展會(huì)的定位,，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè),，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如,，“博覽會(huì)”和“交易會(huì)”的展品范圍就很廣,，如“廣交會(huì)”的展品范圍就超過(guò)10萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包,；而德國(guó)“法蘭克福國(guó)際汽車展覽會(huì)”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少,，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。

6,、辦展頻率

辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次,，或者是不定期舉行,。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會(huì)最多,，約占全部展會(huì)數(shù)量的80％,，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會(huì)也不少，不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越來(lái)越少了,。

辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約,。我們知道，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期,，產(chǎn)品的生命周期對(duì)展會(huì)的辦展頻率有重大影響,。

產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期,。

7,、 展會(huì)規(guī)模

展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會(huì)的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少,，三是參觀展會(huì)的觀眾有多少,。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃,。

在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí),，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制,。

8、展會(huì)定位

通俗地講,，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會(huì)“是什么”和“有什么”,，具體地說(shuō)，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況,，通過(guò)建立和發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過(guò)程。
展會(huì)定位要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾,、辦展目標(biāo),、展會(huì)的主題等。

9．展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算

展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格,。展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格,，室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。

在制定展會(huì)的價(jià)格時(shí),，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則,，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會(huì)預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算,。

在策劃舉辦展會(huì)時(shí),，要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)合適的價(jià)格,，這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參加展會(huì)十分重要。

10,、人員分工,、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃

人員分工計(jì)劃、招展計(jì)劃,、招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會(huì)的具體實(shí)施計(jì)劃,，這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì)互相影響。

人員分工計(jì)劃是對(duì)展會(huì)工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排,。

招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略,、措施和辦法。

招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定的各種策略,、措施和辦法,。

宣傳推廣計(jì)劃則是為建立展會(huì)品牌和樹立展會(huì)形象，并同時(shí)為展會(huì)的招展和招商服務(wù)的,。

11,、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃

展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的招展,、招商,、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會(huì)的籌辦過(guò)程中,，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作,，直到展會(huì)成功舉辦。展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃安排得好,，展會(huì)籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行,。

現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是展會(huì)開(kāi)幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理的各種計(jì)劃安排，它一般包括展會(huì)開(kāi)幕計(jì)劃,、展會(huì)展場(chǎng)管理計(jì)劃,、觀眾登記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等。現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃安排得好,，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)將井然有序,，展會(huì)秩序良好。

展會(huì)相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同期舉辦的各種相關(guān)活動(dòng)作出的計(jì)劃安排,。與展會(huì)同期舉辦的相關(guān)活動(dòng)最常見(jiàn)的有技術(shù)交流會(huì),、研討會(huì)和各種表演等，它們是展會(huì)的有益補(bǔ)充,。

二,、《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作

（一）《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的概念

完成了《展會(huì)立項(xiàng)策劃書》，并不意味著該立項(xiàng)的展會(huì)就可以舉辦了。項(xiàng)目立項(xiàng)只是對(duì)舉辦什么題材的展會(huì)和如何舉辦該展會(huì)提出了一個(gè)初步的意見(jiàn),，制定了一套初步的方案,，至于該展會(huì)是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對(duì)該展會(huì)項(xiàng)目及方案進(jìn)行可行性分析,?？尚行苑治龅慕Y(jié)論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該展會(huì)的最終依據(jù),。

《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》就是在對(duì)展會(huì)立項(xiàng)進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上完成的研究報(bào)告,。展會(huì)立項(xiàng)可行性分析是展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的繼續(xù)。展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃主要是在掌握各種信息的基礎(chǔ)上,，初步提出計(jì)劃舉辦的展會(huì)“是什么樣的”,；展會(huì)立項(xiàng)可行性分析則是在仔細(xì)研究各種信息的基礎(chǔ)上，深入分析舉辦展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的“那樣的展會(huì)”是否可行,，為最后是否舉辦該展會(huì)提供科學(xué)的決策依據(jù),。

如果展會(huì)立項(xiàng)策劃通過(guò)可行性分析，證明計(jì)劃舉辦展會(huì)的市場(chǎng)條件具備,，項(xiàng)目具有生命力,，各種執(zhí)行方案策劃合理，項(xiàng)目在經(jīng)濟(jì)上可行,，風(fēng)險(xiǎn)較小且有一定的社會(huì)效益,，就可以通過(guò)該展會(huì)立項(xiàng)策劃，決策舉辦該展會(huì)了,。

（二）《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》要對(duì)展會(huì)立項(xiàng)是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評(píng)估和說(shuō)明,，并為最終完善該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的各具體執(zhí)行方案提供改進(jìn)依據(jù)和建議。因此,，《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1,、市場(chǎng)環(huán)境分析

（1） 宏觀市場(chǎng)環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境,、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境,、社會(huì)文化環(huán)境等,。

（2） 微觀市場(chǎng)環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)客戶,、競(jìng)爭(zhēng)者,、營(yíng)銷中介、服務(wù)商,、社會(huì)公眾等,。

（3） 市場(chǎng)環(huán)境評(píng)價(jià)：SWOT分析法，即內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、內(nèi)部劣勢(shì),、外部機(jī)會(huì),、外部威脅分析。

2,、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析

（1） 項(xiàng)目發(fā)展空間：即分析舉辦該展會(huì)所依托的產(chǎn)業(yè)空間,、市場(chǎng)空間、地域空間,、政策空間等是否具備,。

（2） 項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力：包括展會(huì)定位的號(hào)召力、辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力,、參展商和觀眾的構(gòu)成,、展會(huì)價(jià)格、展會(huì)服務(wù)等,。

（3） 辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析

3,、展會(huì)執(zhí)行方案分析

1）對(duì)計(jì)劃舉辦的展會(huì)的基本框架進(jìn)行評(píng)估，具體包括：

（1）展會(huì)名稱和展會(huì)的展品范圍,、展會(huì)定位之間是否有沖突,。

（2）辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征,。

（3）展會(huì)的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會(huì),。

（4）在展會(huì)展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。

（5）展會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì),。

（6）辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉,。

（7）展會(huì)定位與展會(huì)規(guī)模之間是否有沖突。

2）招展招商和宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估

（1）招展計(jì)劃評(píng)估

（2）招商計(jì)劃評(píng)估

（3）宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估

4,、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析

（1） 價(jià)格定位

（2） 成本預(yù)測(cè)

舉辦一個(gè)展會(huì)的成本費(fèi)用一般包括：

1）展覽場(chǎng)地費(fèi)用,。即租用展覽場(chǎng)館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用。這些費(fèi)用包括：展覽場(chǎng)地租金,、展館空調(diào)費(fèi),、層位特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi),、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用,、展位搭裝加班費(fèi)等。

2）展會(huì)宣傳推廣費(fèi),。包括廣告宣傳費(fèi),、展會(huì)資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)、資料郵寄費(fèi),、新聞發(fā)布會(huì)的費(fèi)用等,。

3）招展和招商的費(fèi)用,。

4）相關(guān)括動(dòng)的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會(huì),、研討會(huì)展會(huì)開(kāi)幕式,、嘉賓接待、酒會(huì),、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置,、禮品、請(qǐng)展會(huì)臨時(shí)工作人員的費(fèi)用等,。

5）辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用,。

6）稅收

7）其他不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用

（3） 收入預(yù)測(cè)

舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括：

1） 展位費(fèi)收入

2） 門票收入

3） 廣告和企業(yè)贊助收入

4） 其他相關(guān)收入

（4） 盈虧平衡分析

（5） 現(xiàn)金流量分析

1） 凈現(xiàn)值分析

2） 凈現(xiàn)值率分析

3） 獲利指數(shù)

4） 內(nèi)部收益率

5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)

（1）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)

（2）經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

（3）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

（4）合作風(fēng)險(xiǎn)

6,、存在的問(wèn)題

包括通過(guò)以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問(wèn)題,、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問(wèn)題等。

7,、改進(jìn)建議

針對(duì)上述問(wèn)題,，提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等,。

8,、努力的方向

根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上,，針對(duì)存在的問(wèn)題,，提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

（三）《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作要求

《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策是否要舉辦該展會(huì)的重要依據(jù),，因此,，《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作必須做到材料真實(shí)充分，分析客觀科學(xué),，判斷準(zhǔn)確有理,。

1、市場(chǎng)環(huán)境分析

市場(chǎng)環(huán)境分析是展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的第一步,，它是根據(jù)展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的展會(huì)舉辦方案,，在已經(jīng)掌握的各種信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析和論證舉辦展會(huì)的各種市場(chǎng)條件是否具備,，是否有舉辦該展會(huì)所需要的各種政策基礎(chǔ)和社會(huì)基礎(chǔ),。市場(chǎng)環(huán)境分析不僅要研究各種現(xiàn)有的市場(chǎng)條件，還要對(duì)其未來(lái)的變化和發(fā)展趨勢(shì)作出預(yù)測(cè)．使立項(xiàng)可行性分析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理,。

市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來(lái)分析舉辦該展會(huì)的條件是否具備,；展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā),，分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途,。分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力，不是只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)期生命力,，即要分析如果本展會(huì)舉辦超過(guò)五屆以上,，本展會(huì)是否還有發(fā)展前途的問(wèn)題。

2,、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析

市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來(lái)分析舉辦該展會(huì)的條件是否具備,；展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途,。分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力,，不是只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)期生命力,，即要分析如果本展會(huì)舉辦超過(guò)五屆以上,，本展會(huì)是否還有發(fā)展前途的問(wèn)題。

3,、展會(huì)執(zhí)行方案分析

展會(huì)執(zhí)行方案分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā),，分析該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃準(zhǔn)備實(shí)施的各種執(zhí)行方案是否完備，是否能保證該展會(huì)計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),。展會(huì)執(zhí)行方案分析的對(duì)象是該展會(huì)的各種執(zhí)行方案,，分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合理、是否完備和是否可行,。

需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是,，對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)不是分析構(gòu)成展會(huì)基本框架的某一個(gè)因素的策劃安排是否合理和可行,，而是從總體上分析展會(huì)基本框架是否合理和可行,。因?yàn)椋M管對(duì)構(gòu)成展會(huì)基本框架的每一個(gè)因素的策劃安排可能是合理和可行的,，但由這些因素所構(gòu)成的展會(huì)基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的,。所以，要避免這種“個(gè)體合理,，群體沖突”現(xiàn)象的出現(xiàn),，對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估就十分重要。

4,、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析

展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā),，分析測(cè)算舉辦該展會(huì)的費(fèi)用支出和收益。展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析的主要目的是分析計(jì)劃舉辦的展會(huì)是否經(jīng)濟(jì)可行,，并為即將舉辦的展會(huì)指定資金使用規(guī)劃,。

5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)

從展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的角度看,，風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會(huì)的過(guò)程中,，由于一些難以預(yù)料和無(wú)法控制的因素的作用,，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃落空,；或者是即使展會(huì)如期舉辦,，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。

6,、存在的問(wèn)題

包括通過(guò)以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問(wèn)題,、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問(wèn)題等。

7,、改進(jìn)建議

針對(duì)上述問(wèn)題,，提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等,。

8,、努力的方向

根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上,，針對(duì)存在的問(wèn)題,，提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

三,、《參展說(shuō)明書》的寫作

（一）《參展說(shuō)明書》的概念

辦展機(jī)構(gòu)在確定了展會(huì)的有關(guān)日期安排,，指定了展會(huì)承建商、展會(huì)運(yùn)輸代理和展會(huì)旅游代理以后,，就可以著手編制展會(huì)的《參展說(shuō)明書》了,。

《參展說(shuō)明書》是辦展機(jī)構(gòu)將展會(huì)籌備、開(kāi)幕以及參展商參加展會(huì)時(shí)應(yīng)注竟的其他問(wèn)題匯編成冊(cè),，以方便參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備的一種小冊(cè)子,。編制參展商手冊(cè)是展會(huì)籌備過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。

（二）《參展說(shuō)明書》包含的主要內(nèi)容及寫作要求

從某種意義上講,，參展說(shuō)明書是幫助參展商進(jìn)行參展籌備的綱領(lǐng)性文件,，也是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)布展、展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理的指導(dǎo)性文件,，參展商手冊(cè)所包含的內(nèi)容涉及到舉辦展會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié),。
一般來(lái)說(shuō)，參展說(shuō)明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：

(1)前言,。主要是對(duì)參展商參加本展會(huì)表示歡迎,，說(shuō)明本手冊(cè)編制的原則和目的，提醒參展商在籌展,、布展,、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺(jué)遵守本手冊(cè)的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡(jiǎn)短,，言簡(jiǎn)意賅,。

(2)展覽場(chǎng)地基本情況,。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖,、展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí),，要注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置,、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等,；在繪制至展館的交通圖時(shí),，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線,、各指定接待酒店在該城市的具體位置等,；對(duì)于該展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重,、館內(nèi)通風(fēng)條件,、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度,、展館入口高度和寬度,、展館的水電供應(yīng)狀況等。對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的介紹．對(duì)于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位,，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用,。

（3)展會(huì)基本信息。包括展會(huì)的名稱,、舉辦地點(diǎn),、展覽時(shí)間、辦展機(jī)構(gòu),、展會(huì)指定承建商,、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理,、指定接待酒店等,。對(duì)于辦展時(shí)間，要具體列明展會(huì)的布展時(shí)間,、開(kāi)幕時(shí)間,、對(duì)專業(yè)觀眾和普通大眾開(kāi)放的時(shí)間、撤展時(shí)間,、布展撤展加班時(shí)間等,，對(duì)以上時(shí)間盡量精確到小時(shí)；對(duì)于辦展機(jī)構(gòu),，要具體列明展會(huì)的主辦單位,、承辦單位,、支持單位和協(xié)辦單位等；另外,，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu),、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理,、指定旅游代理,、指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話,、傳真和聯(lián)系人,，如果有網(wǎng)址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位,。

(4)展會(huì)規(guī)則,。就是展會(huì)要求參展商和觀眾等參加展會(huì)時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會(huì)有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定,、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)保安和保險(xiǎn)的規(guī)定,、層位清潔的規(guī)定、物品儲(chǔ)藏的規(guī)定,、現(xiàn)場(chǎng)使用水電的注意事項(xiàng),、現(xiàn)場(chǎng)展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定,、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定,、現(xiàn)場(chǎng)展品演示的注意事項(xiàng)等。展會(huì)規(guī)則是所有與會(huì)人員必須遵守的一些制度,，對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理和維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序十分重要,。

（5）展位搭裝指南。是對(duì)展會(huì)展位搭裝的一些基本要求和說(shuō)明,，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說(shuō)明和空地展位搭裝說(shuō)明等,。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說(shuō)明”主要是對(duì)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說(shuō)明,，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項(xiàng),，
提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理辦法等。
“空地展位搭裝說(shuō)明”主要是對(duì)參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求,，如使用材料的要求,、動(dòng)火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等,。層位搭裝指南對(duì)指導(dǎo)參展商順利,、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。

(6)展品運(yùn)輸指南。是對(duì)參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場(chǎng)所作的一些指引和說(shuō)明,，主要包括海外運(yùn)輸指南和國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南等,。不管是海外還是國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對(duì)展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路,、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限,、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),、包裝,、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸,、可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說(shuō)明。展品運(yùn)輸指南對(duì)幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用,。

(7)會(huì)展旅游信息,。是對(duì)解決參展商及觀眾等參加展會(huì)期間的交通、吃,、住,、行等需要和展會(huì)前后的旅游需要等作出的一些說(shuō)明。會(huì)展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次,、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格,、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人,、與展館的距離等,，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會(huì)展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等,。會(huì)展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務(wù)的,。

(8)相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過(guò)程中需要使用的各種表格,，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種,。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請(qǐng)臨時(shí)服務(wù)人員申請(qǐng)表,、額外工作證
和邀請(qǐng)卡申請(qǐng)表,、研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)申請(qǐng)表、刊登會(huì)刊廣告申請(qǐng)表等,。
參展說(shuō)明書編制成功以后,，可以印刷成冊(cè)，在展會(huì)開(kāi)幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商,，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會(huì)的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載,，如果展會(huì)有海外參展商，還要將參展商手冊(cè)翻譯成外語(yǔ)文本,。

（三）《參展說(shuō)明書》的作用

《參展說(shuō)明書》主要是為方便和指引叁展商順利進(jìn)行籌展,、布展,、展覽和撤展等服務(wù)的，它不僅對(duì)參展商進(jìn)行參展籌備有著十分重要的指引作用,，也對(duì)辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)的布展,、展覽和撤展等各壞節(jié)進(jìn)行有效的現(xiàn)場(chǎng)管理有很大的幫助和影響：

1、參展說(shuō)明書對(duì)參展商的指引作用,。參展商手冊(cè)分別對(duì)展覽場(chǎng)地,、展會(huì)基本情況、展會(huì)規(guī)則,、層位搭裝,、展品運(yùn)輸和會(huì)展旅游等作出詳細(xì)的說(shuō)明，參展商在得到參展說(shuō)明書以后,，就可以按照該說(shuō)明書的指引對(duì)叁展的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行籌備,，如安排展品的運(yùn)輸、準(zhǔn)備展位的搭裝材料和設(shè)計(jì)等,；在展會(huì)布展現(xiàn)場(chǎng),，參展商將按該說(shuō)明書的有關(guān)要求進(jìn)行展位搭裝和布展，避免布展期間的盲目和違規(guī),；在展覽期間,，參展商可以按該說(shuō)明書的要求布置展品演示；在撤展期間,，參展商可以按照該說(shuō)明書的指引有條不紊地撤展,；展會(huì)結(jié)束后，

參展商還可以按照該說(shuō)明書的指引選擇適合自己需要的會(huì)展旅游,。在參展說(shuō)明書的指引下,，參展商可以更有效地準(zhǔn)備和完成參加展會(huì)各工作環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事務(wù)。

2,、參展說(shuō)明書對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的作用,。參展說(shuō)明書對(duì)展會(huì)在籌展、布展,、展覽和撤展期間的各項(xiàng)規(guī)定,，不僅有利于指導(dǎo)各參展商按規(guī)定辦事，也有利于辦展機(jī)構(gòu)按該手冊(cè)的規(guī)定監(jiān)督展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各種事宜,，并按手冊(cè)的規(guī)定為參展商提供各種服務(wù),。參展商手冊(cè)是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)籌展、布展,、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理的重要依據(jù)之一,，它為展會(huì)各階段制定了大家必須遵守的行為規(guī)范，有利于辦展機(jī)構(gòu)按此規(guī)范對(duì)展會(huì)各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理。

3,、參展說(shuō)明書對(duì)觀眾的作用,。除了對(duì)參展商的指引和對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的作用外，參展說(shuō)明書對(duì)展會(huì)觀眾也能起一定的作用,。比如,，手冊(cè)對(duì)展館平面圖、館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖,、交通路線,、指定接待酒店和展會(huì)開(kāi)放時(shí)間的說(shuō)明，就對(duì)觀眾參觀展會(huì)有較大的幫助,。

觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地達(dá)到展館,，在館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖的指引下可以找到自己需要的服務(wù)提供點(diǎn)，可以享受展會(huì)指定接待酒店的優(yōu)惠價(jià)格待遇．在展會(huì)開(kāi)放時(shí)間說(shuō)明的指引下可以合理地安排自己的參觀時(shí)間等等,。

一般來(lái)說(shuō),，展會(huì)的觀眾有很大一部分是各參展商自己邀請(qǐng)來(lái)的，參展商一般都會(huì)將上述信息通知其邀請(qǐng)的觀眾,，這樣,，參展說(shuō)明書對(duì)觀眾所起的作用將更大,。

四,、編制《參展說(shuō)明書》的基本原則

從參展說(shuō)明書所起的作用我們可以看出，參展說(shuō)明書是展會(huì)籌備過(guò)程中的一個(gè)重要文件,。要讓參展說(shuō)明書在展會(huì)籌備過(guò)程中切實(shí)地起到上述作用,，在編制參展商手冊(cè)時(shí)，我們必須做到：

第一,、實(shí)用,。參展說(shuō)明書所包含的內(nèi)容必須是對(duì)參展商進(jìn)行籌展、布展,、展覽和撤展等有較大的指引作用,，或者是對(duì)辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)籌展、布展,、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理有較大幫助,，或者對(duì)參展商邀請(qǐng)其老客戶來(lái)展會(huì)參觀有輔助作用，否則,，該內(nèi)容就不能進(jìn)入?yún)⒄股淌謨?cè),。

第二、簡(jiǎn)潔明了,。參展說(shuō)明書對(duì)各方面內(nèi)容的說(shuō)明和敘述應(yīng)該簡(jiǎn)潔,，文字不要太多，篇幅不要太長(zhǎng)，能說(shuō)明問(wèn)題就行,；參展說(shuō)明書對(duì)各方面內(nèi)容的說(shuō)明和敘述必須準(zhǔn)確,、具體，讓人看得明明白白,，不能讓人看不懂,，更不能讓人產(chǎn)生歧義．否則，在展會(huì)籌展,、布展,、
展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中就會(huì)引起爭(zhēng)議，既不利于參展商展出,，也不利于辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理,。

第三、詳細(xì)全面,。對(duì)于參展說(shuō)明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要盡量詳細(xì),，如對(duì)布展和撤展加班時(shí)間的規(guī)定可以具體到小時(shí)和分鐘，對(duì)各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等等,，這樣更有

利于展會(huì)具體操作和管理,；對(duì)于參展說(shuō)明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要做到?jīng)]有遺漏，
如對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的說(shuō)明中,，對(duì)展館人口的高度和寬度,、對(duì)展館的地面承重能力、對(duì)消防的注意事項(xiàng)等要一一列明,，不能遺漏,，否則，現(xiàn)場(chǎng)操作就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題,，比如,，如果沒(méi)有提到展館入口的高度和寬度，就有可能會(huì)使一些較大較長(zhǎng)的物品進(jìn)不了展館,。

第四,、美觀。參展說(shuō)明書的排版和制作要美觀大方,，印刷講究,，盡量不要出現(xiàn)錯(cuò)別字和其他印刷錯(cuò)誤；參展說(shuō)明書的制作和用紙與展會(huì)的檔次和辦展機(jī)構(gòu)的品牌與聲譽(yù)相符,，不能讓人產(chǎn)生不好的聯(lián)想,。

第五、專業(yè),。參展說(shuō)明書的遣詞造句要符合行業(yè)習(xí)慣和規(guī)范,，要使用行業(yè)熟悉的語(yǔ)言,，所涉及的術(shù)語(yǔ)要規(guī)范，不能想當(dāng)然地使用一些行業(yè)比較陌生的詞語(yǔ),；內(nèi)容編排要符合參展商籌展的籌備程序,，不能讓他們翻來(lái)覆去地尋找自己需要了解的內(nèi)容。

第六,、國(guó)際化,。如果展會(huì)是國(guó)際性的展會(huì)，或者展會(huì)有向國(guó)際化方向發(fā)展的打算,，那么,，參展說(shuō)明書的內(nèi)容編排和制作也要盡量做到符合國(guó)際參展商的需要，如除要有中文的文本外還要有外文的文本,。外文文本的參展說(shuō)明書,，其翻譯一定要準(zhǔn)確，因?yàn)楹Ｍ鈪⒄股叹褪歉鶕?jù)該說(shuō)明書來(lái)籌備各項(xiàng)參展事宜的,；如果翻譯不準(zhǔn)確,，將會(huì)給他們帶來(lái)極大的不便。