一,、 會展策劃有什么作用

成功的會展活動源于成功的會展策劃，會展策劃作為一個系統(tǒng)工程,，主要具有以下幾個作用：

1,、戰(zhàn)略指導(dǎo)作用

策劃是一種理性思維，以確保未來即將進(jìn)行的活動,，有條不紊地按預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行,，是策劃者為策劃目標(biāo)進(jìn)行決策謀劃、探索,、設(shè)計多種備選方案的過程,。決策者以策劃方案為基礎(chǔ)，進(jìn)行選擇和決斷,，從而保證決策的程序化和科學(xué)性,。

戰(zhàn)略指導(dǎo)作用是指會展策劃能為會展活動的執(zhí)行提供總體的指導(dǎo)思想,。以展覽策劃為例，如展覽場地,、展會規(guī)模,、展會的主題及時間的安排、展會品牌,、主要合作伙伴（行業(yè)）等方面,，在會展策劃方案中都要事先提出詳細(xì)的預(yù)案。

2,、實(shí)施規(guī)劃作用

實(shí)施規(guī)劃作用是指會展策劃能為會展活動提供具體的行動計劃,。一般來說，會展策劃方案通過之后,，在具體的實(shí)施過程中可以根據(jù)情況作適當(dāng)調(diào)整,，但會展活動運(yùn)行的總體思路與要求是不會改變的，策劃方案是會展活動實(shí)施的主要依據(jù),。

3,、進(jìn)程制約作用

進(jìn)程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進(jìn)程。尤其是大型會展活動,，所涉及的工作千頭萬緒，在會展活動執(zhí)行的進(jìn)程中,，必領(lǐng)嚴(yán)格按照策劃所提出的方案進(jìn)行工作,，這樣才能確保會展活動的順利進(jìn)行。

4,、效果控制作用

策劃一般會對會展活動發(fā)展的長遠(yuǎn)問題或本質(zhì)問題,，針對會展環(huán)境的未來變化發(fā)展，進(jìn)行超前研究,、預(yù)測發(fā)展趨勢,、思考未來發(fā)展問題，以提高會展活動策劃主體適應(yīng)未來和創(chuàng)造未來的主動性,。

效果控制作用是指會展策劃能預(yù)測,、監(jiān)督會展項(xiàng)目活動的效果。某一會展活動在執(zhí)行過程中是否達(dá)到預(yù)期的效果,，,，通過對照策劃方案的相關(guān)要求就能夠清晰地看出。會展策劃一方面能對會展活動的最終完成效果進(jìn)行控制,，另一方面也可以對策劃方案本身的可行性,、合理性進(jìn)行檢驗(yàn)。

5,、規(guī)范運(yùn)作作用

會展策劃者在進(jìn)行計劃或規(guī)劃之前,，運(yùn)用科學(xué)的策劃運(yùn)作程序?qū)τ媱澾M(jìn)行構(gòu)思和設(shè)計,，為計劃生成提供智謀，使計劃切實(shí)可行,，使預(yù)算投向可靠,。規(guī)范運(yùn)作作用是指會展策劃能使會展運(yùn)作趨于科學(xué)、合理,、規(guī)范,。

二、會展設(shè)計策劃方案基本流程七步走

1,、合理分工

策劃主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通整個小組各策劃人員的工作,，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂；策劃人員負(fù)責(zé)編擬會展項(xiàng)目計劃,；文案撰寫人員負(fù)責(zé)撰寫各類會展文案,，包括會展常用文書、會展社交文書,、會展推介文書,、會展合同等 ；美術(shù)設(shè)計人員負(fù)責(zé)各類各種類型視覺形象設(shè)計,，如廣告設(shè)計,、展示空間設(shè)計；市場調(diào)查人員負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報告,；媒體聯(lián)絡(luò)人員進(jìn)行媒體宣傳推廣,。

2、市場調(diào)查與分析

市場調(diào)查與分析包括產(chǎn)業(yè)環(huán)境,、目標(biāo)市場,、政策法規(guī)、同類會展,、自身資源五個方面內(nèi)容的調(diào)查,，得出分析報告。

3,、制定行動方案

（1）制定一個統(tǒng)籌兼顧的方案是會展項(xiàng)目順利開展的重要前提,，選擇合適的時間，合適的地點(diǎn),，并做到兩者的合理搭配,，是方案必須注意的內(nèi)容。

（2）會展策劃方案具體化,，應(yīng)形成一個可供操作的具體措施,。其間得需明確以下內(nèi)容：會展項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)會展項(xiàng)目目標(biāo)的環(huán)境、會展項(xiàng)目營銷戰(zhàn)略要素,、會展相關(guān)活動的開展,、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實(shí)施的附加條件,。

（3）設(shè)計行動日程表也是必不可缺少的一環(huán),。會展項(xiàng)目的行動日程必須精心設(shè)計，策劃方案的制作,、方案的實(shí)施不得延誤,，每個步驟的開始和結(jié)束都應(yīng)有時間的規(guī)定和限制，以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行,，否則就會嚴(yán)重影響會展的成功舉辦,。

4、制定預(yù)算方案

制定一份完善的會展項(xiàng)目預(yù)算方案一般包括場地費(fèi)用,、行政管理費(fèi)用（包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費(fèi)用等）,、宣傳推廣費(fèi)用、招展,、招商費(fèi)用,、相關(guān)活動經(jīng)費(fèi)和其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用。

5,、確定會展項(xiàng)目收入來源

會展收入來源一般是會務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入,、門票收入和企業(yè)贊助收入。

6,、撰寫 會展策劃方案

將策劃的最終成果整理成書面材料,，即策劃書，也稱企劃案,，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析,、目標(biāo),、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動方案,、效益預(yù)測,、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一,?？珊w內(nèi)容如可行性研究報告、項(xiàng)目意向書,、項(xiàng)目建議書以及廣告策劃書,、宣傳手冊等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。

7,、評估與修正

及時召開總結(jié)會,，對策劃書進(jìn)行評估修正。同時做好相關(guān)的善后公關(guān)工作,，并準(zhǔn)備好會展突發(fā)事故的解決備案,。