什么是文員

其實(shí)所謂的文員也就是文職人員,，即主管經(jīng)理之助理之類的,。但是在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同,。通常情況下,，文員是做些文字處理、文檔整理,、復(fù)印文件,、接聽(tīng)電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、清潔衛(wèi)生,、購(gòu)買辦公用品等）之類的工作?？傊急容^繁瑣的事,。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會(huì)計(jì)做一些記帳工作,。一般要求會(huì)基本的電腦操作（公司不同會(huì)有具體的要求：就是指對(duì)電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同,，當(dāng)然少數(shù)公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對(duì)語(yǔ)言也有所要求的（普通話,，英語(yǔ)之類的）,，另外就是當(dāng)事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)（工作態(tài)度、思想品德,、工作能力等）,。

文員分類

工行文員分兩類：第一類,，文員即普通意義的文員；第二類,，“文員”即非普通意義的文員,。

主要分：行政文員、人事文員,、文案文員,、檔案文員、銷售文員

行政文員主要負(fù)責(zé)辦公室日常事務(wù),。

人事文員主要負(fù)責(zé)人事考勤,、人員招聘、薪酬計(jì)算,、社保辦理及后勤的管理,。

文案文員主要負(fù)現(xiàn)起草文件合同等文件。

檔案文員主要負(fù)責(zé)管理公司文件,、合同等相關(guān)的資料,。

銷售文員主要負(fù)責(zé)協(xié)助銷售合同及其他營(yíng)銷文件資料的管理、歸類,、整理,、建檔和保管工作。

辦公室文員的工作內(nèi)容

傳達(dá)事務(wù)

1,、接待來(lái)訪：來(lái)訪者不同,，事有大小，文員要區(qū)別對(duì)待,。對(duì)應(yīng)該會(huì)見(jiàn)的人,，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或告知各部門接洽人,，不論對(duì)方要求見(jiàn)面還是預(yù)約,。對(duì)不宜會(huì)見(jiàn)的人，在請(qǐng)示相關(guān)人員后以“不在”,、“正在開(kāi)會(huì)”或“工作很忙”等為由,，拒絕對(duì)方或是將個(gè)人意見(jiàn)報(bào)經(jīng)理后接受答復(fù)。

2,、接聽(tīng)電話：接聽(tīng)電話時(shí)一定要先聲明“這里是××公司”,，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位等,，根據(jù)對(duì)方情況,，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說(shuō)總經(jīng)理是否在,。

3,、轉(zhuǎn)達(dá)：需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽(tīng)取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容,，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá),。

4,、文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來(lái)的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進(jìn)行處置和整理的,，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請(qǐng)示主任）,。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時(shí)如果有于之人直接有關(guān)的留言,、電報(bào),、快遞，可用電話告知,。

日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作

1,、日程的設(shè)計(jì)及其安排：對(duì)所確定的應(yīng)由主任處理的事項(xiàng)如會(huì)見(jiàn)、出席會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理,，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查,，協(xié)助主任制定出日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表,，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況,。

2、準(zhǔn)備及安排：有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排,，這些工作通常都有一定的時(shí)間限制,，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。

用品的整理

文員應(yīng)將主任工作中所需要的文件資料,、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全,。

1、在辦公室內(nèi)：平常經(jīng)常使用的辦公物品及備用品,，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量,，為此，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表,，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期,。

2、主任外出時(shí)：主任外出時(shí)需使用的鋼筆,、鉛筆等,，每天都應(yīng)該注意事先做好準(zhǔn)備好一定數(shù)量,，需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮,。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問(wèn)過(guò)主任后制做一張明細(xì)表事先貼好以防遺漏。

3,、文件,、資料的準(zhǔn)備：首先要弄清楚那些文件是重要的,，如果不明白。要詳細(xì)詢問(wèn),，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全,，然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。

文件整理業(yè)務(wù)

1,、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失,、散亂，并且隨時(shí)可以提用,，需要對(duì)文件進(jìn)行整理,。整理工作首先要根據(jù)主任的意見(jiàn)將文件分類，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi),，使用中還要經(jīng)常整理,，做到很容易查到文件。

2,、整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理,、借閱手續(xù)的完善。

3,、業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件,、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類的文件,。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用,、常用和不常用的三種。

4,、經(jīng)過(guò)整理后,，對(duì)文件進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱,。應(yīng)在聽(tīng)取合租人意見(jiàn)后再制作一張文件分類的明細(xì)表,，將表貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上以便于參照。

整理清掃工作

1,、清理桌面：臺(tái)歷每天調(diào)整日期,，桌子要擦抹干凈，常用品要準(zhǔn)備好,，并按要求備齊數(shù)量,，將前一天取出的圖書、文件放回原處,，有破損和污染的物品要清掃更換,。

2、室內(nèi)的物品要放在固定的地方,。

代行業(yè)務(wù)

1,、參加慶典,、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達(dá)得體，同時(shí)還要十分講究寒暄,、應(yīng)酬的用語(yǔ),。

2、轉(zhuǎn)達(dá)主任意見(jiàn)或命令：表達(dá)主任意見(jiàn)要完整,、準(zhǔn)確,，注意簡(jiǎn)潔迅速。有時(shí)根據(jù)情況還要將對(duì)方的答復(fù)向主任匯報(bào),。

會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)

該項(xiàng)事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理,，包括各項(xiàng)物品的購(gòu)入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用,、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理,。

1、關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表,，至少一個(gè)月要制作一張?jiān)聢?bào)表,。在特殊情況下，要隨時(shí)根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報(bào)表,。

2,、處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進(jìn)余額的數(shù)額應(yīng)保持一致,。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任,。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過(guò)目。

（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量,，若有特殊項(xiàng)目,，應(yīng)申請(qǐng)?zhí)貏e支出的資金或開(kāi)出支票。

（3）開(kāi)具支票需有收據(jù)或其他憑證,，并在支票上記下用途,，由經(jīng)理蓋章。

（4）資產(chǎn)分為土地,、建筑物,、有價(jià)證券備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺(tái)賬及有價(jià)證券薄,，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容,、單價(jià)、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等,。

（5）銀行存款及郵政儲(chǔ)蓄要設(shè)存款底帳,，接受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別立帳并明示賬額。

3、各種物品的購(gòu)入和發(fā)放應(yīng)注意有無(wú)使用申請(qǐng),、手續(xù)是否齊全，并及時(shí)入帳,，以免遺忘和推遲記賬,。

協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開(kāi)展各種調(diào)查調(diào)查時(shí)辦公室秘書需做好協(xié)助工作,。

1,、進(jìn)行調(diào)查工作時(shí)，秘書應(yīng)選擇合適的專家,、顧問(wèn)進(jìn)行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員,，并與之保持聯(lián)系，需要時(shí)提出調(diào)查課題請(qǐng)他們完成,。

2,、有些專家事項(xiàng)的調(diào)查，秘書也可以親自聽(tīng)取專家和當(dāng)事人的意見(jiàn),，或在調(diào)查各方面情況后,，將意見(jiàn)和調(diào)查情況匯總后報(bào)告給經(jīng)理。

文書工作

文書工作有包括寫作信涵,、起草文件,，以及卷清和印刷文件三個(gè)方面。

1,、信涵的完成：對(duì)經(jīng)理會(huì)經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范圍例”,，需要時(shí)選擇一種，略加增刪便可使用,，較為方便,。

2、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清,、用打字機(jī)打印,、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等工作。

聯(lián)系業(yè)務(wù)

聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖,，聽(tīng)取對(duì)方的答復(fù),，并將答復(fù)再反饋給經(jīng)理。

招待事務(wù)

招待是指在經(jīng)理外出,、返回或有客人來(lái)訪時(shí)的禮儀性款待,，多指派事務(wù)員或勤雜工來(lái)完成?？畲ㄏ?qū)?、收存攜帶物品、奉送茶點(diǎn)、迎來(lái)送往等,。

1,、為經(jīng)理服務(wù)

（1）經(jīng)理外出時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備好車輛。

（2）回到公司時(shí),，要接過(guò)脫下的外套,、帽子等，然后放到一定的地方,，并隨時(shí)用刷子清潔衣物,。

（3）從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要遞上濕毛巾,、冰水,、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡,。

（4）要視空氣情況調(diào)好空調(diào),。

2、為客人服務(wù)：秘書還須對(duì)客人進(jìn)行服務(wù),，比如出入公司時(shí)參照對(duì)經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待,。若需要來(lái)訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙或畫報(bào)等,。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內(nèi)容還是很多的,，但也被視為是一些基礎(chǔ)的工作，比如收發(fā)郵件,、接待,、文書、印信以及檔案等方面都由文員來(lái)做,。雖然文員從事的工作內(nèi)容比較多,，但因沒(méi)有太多的技術(shù)含量，所以在單位里來(lái)說(shuō)資相并不是很高,。

一般來(lái)說(shuō),，文員的工資多少與所在的地區(qū)整體消費(fèi)水平有關(guān)。比如一線大城市里的文員可以拿到四千及以上的工資,，而小一些城市可能只有兩千多塊錢,。工作的地區(qū)消費(fèi)高自然工資也會(huì)高一些，消費(fèi)低的地區(qū),，文員工資了不會(huì)太高,。

以在深圳工作為例吧，行政文員能獲得四千多的工資,；人事文員在3800左右的工資,；會(huì)計(jì)文員更高一些能拿到4千以上,；還有生產(chǎn)文員可能只有3600元左右。如今快遞的發(fā)展迅速,，所以還有跟單文員,，能獲得每年4千元的工資。

不論是在哪個(gè)城市里工作,，也不論是哪一種文員的類別,，工資的多少與個(gè)人能力有很大的關(guān)系。雖然文員的技術(shù)含量看起來(lái)并不高,，但那些工作時(shí)間久，工作經(jīng)驗(yàn)豐富的文員同樣可以獲得較高的工資,。關(guān)鍵的一點(diǎn)是,，一定要堅(jiān)持自己的工作，善于總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),，想要獲得高薪就要在工作中努力,。