什么是文員

其實所謂的文員也就是文職人員,，即主管經(jīng)理之助理之類的,。但是在不同的公司,，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下,，文員是做些文字處理,、文檔整理、復(fù)印文件,、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人,、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作,?？傊急容^繁瑣的事。另外,，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同,，當(dāng)然少數(shù)公司可能也不需要電腦的）,，一些大的公司對語言也有所要求的（普通話,，英語之類的），另外就是當(dāng)事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)（工作態(tài)度,、思想品德,、工作能力等）。

文員分類

工行文員分兩類：第一類,，文員即普通意義的文員,；第二類，“文員”即非普通意義的文員,。

主要分：行政文員,、人事文員、文案文員,、檔案文員,、銷售文員

行政文員主要負(fù)責(zé)辦公室日常事務(wù)。

人事文員主要負(fù)責(zé)人事考勤,、人員招聘,、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理,。

文案文員主要負(fù)現(xiàn)起草文件合同等文件,。

檔案文員主要負(fù)責(zé)管理公司文件、合同等相關(guān)的資料,。

銷售文員主要負(fù)責(zé)協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理,、歸類、整理,、建檔和保管工作,。

辦公室文員的工作內(nèi)容

傳達事務(wù)

1、接待來訪：來訪者不同,，事有大小,，文員要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人,，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達對方的意圖,，并引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預(yù)約,。對不宜會見的人,，在請示相關(guān)人員后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由,，拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復(fù),。

2、接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”,，然后記下對方的姓名,、工作單位等,，根據(jù)對方情況,，不妨礙時可明確回答,，但一般不說總經(jīng)理是否在。

3,、轉(zhuǎn)達：需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容,，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達,。

4,、文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的,，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請示主任）,。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有于之人直接有關(guān)的留言,、電報,、快遞，可用電話告知,。

日常運轉(zhuǎn)工作

1,、日程的設(shè)計及其安排：對所確定的應(yīng)由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理,，并隨時進行調(diào)查,，協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表,，必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況,。

2、準(zhǔn)備及安排：有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排,，這些工作通常都有一定的時間限制,，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。

用品的整理

文員應(yīng)將主任工作中所需要的文件資料,、各項用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全,。

1、在辦公室內(nèi)：平常經(jīng)常使用的辦公物品及備用品,，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量,，為此，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細(xì)表,，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期,。

2、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆,、鉛筆等,，每天都應(yīng)該注意事先做好準(zhǔn)備好一定數(shù)量,，需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過主任后制做一張明細(xì)表事先貼好以防遺漏,。

3,、文件、資料的準(zhǔn)備：首先要弄清楚那些文件是重要的,，如果不明白,。要詳細(xì)詢問，以便將可能會用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全,，然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用,。

文件整理業(yè)務(wù)

1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失,、散亂,，并且隨時可以提用，需要對文件進行整理,。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類,，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理,，做到很容易查到文件,。

2、整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理,、借閱手續(xù)的完善,。

3、業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件,、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件,，此外還有機密類的文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用,、常用和不常用的三種,。

4、經(jīng)過整理后,，對文件進行裝訂,，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細(xì)表,，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照,。

整理清掃工作

1、清理桌面：臺歷每天調(diào)整日期,，桌子要擦抹干凈,，常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量，將前一天取出的圖書,、文件放回原處,，有破損和污染的物品要清掃更換。

2,、室內(nèi)的物品要放在固定的地方,。

代行業(yè)務(wù)

1、參加慶典,、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體,，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語,。

2、轉(zhuǎn)達主任意見或命令：表達主任意見要完整,、準(zhǔn)確,，注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復(fù)向主任匯報,。

會計實務(wù)

該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理,，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運用,、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理,。

1、關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表,，至少一個月要制作一張月報表,。在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表,。

2,、處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點：

（1）支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應(yīng)保持一致,。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任,。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。

（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量,，若有特殊項目,，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。

（3）開具支票需有收據(jù)或其他憑證,，并在支票上記下用途,，由經(jīng)理蓋章。

（4）資產(chǎn)分為土地,、建筑物,、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等,。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄,，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等,。

（5）銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底帳，接受款項者應(yīng)按名稱分別立帳并明示賬額,。

3,、各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全,，并及時入帳,，以免遺忘和推遲記賬。

協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類,。公司在開展各種調(diào)查調(diào)查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作,。

1、進行調(diào)查工作時,，秘書應(yīng)選擇合適的專家,、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持聯(lián)系,，需要時提出調(diào)查課題請他們完成,。

2、有些專家事項的調(diào)查,，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見,，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理,。

文書工作

文書工作有包括寫作信涵,、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面,。

1,、信涵的完成：對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范圍例”，需要時選擇一種,，略加增刪便可使用,，較為方便。

2,、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清,、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等工作,。

聯(lián)系業(yè)務(wù)

聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖,，聽取對方的答復(fù)，并將答復(fù)再反饋給經(jīng)理,。

招待事務(wù)

招待是指在經(jīng)理外出,、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成?？畲ㄏ?qū)?、收存攜帶物品、奉送茶點,、迎來送往等,。

1、為經(jīng)理服務(wù)

（1）經(jīng)理外出時應(yīng)準(zhǔn)備好車輛,。

（2）回到公司時,，要接過脫下的外套、帽子等,，然后放到一定的地方,，并隨時用刷子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候,，夏天要遞上濕毛巾,、冰水、咖啡或蘇打水,，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視空氣情況調(diào)好空調(diào),。

2,、為客人服務(wù)：秘書還須對客人進行服務(wù)，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務(wù)進行接待,。若需要來訪者等候時,，應(yīng)遞上報紙或畫報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內(nèi)容還是很多的,，但也被視為是一些基礎(chǔ)的工作,，比如收發(fā)郵件、接待,、文書,、印信以及檔案等方面都由文員來做。雖然文員從事的工作內(nèi)容比較多,，但因沒有太多的技術(shù)含量,，所以在單位里來說資相并不是很高。

一般來說,，文員的工資多少與所在的地區(qū)整體消費水平有關(guān),。比如一線大城市里的文員可以拿到四千及以上的工資，而小一些城市可能只有兩千多塊錢,。工作的地區(qū)消費高自然工資也會高一些,，消費低的地區(qū)，文員工資了不會太高。

以在深圳工作為例吧,，行政文員能獲得四千多的工資,；人事文員在3800左右的工資；會計文員更高一些能拿到4千以上,；還有生產(chǎn)文員可能只有3600元左右,。如今快遞的發(fā)展迅速，所以還有跟單文員,，能獲得每年4千元的工資,。

不論是在哪個城市里工作，也不論是哪一種文員的類別,，工資的多少與個人能力有很大的關(guān)系,。雖然文員的技術(shù)含量看起來并不高，但那些工作時間久,，工作經(jīng)驗豐富的文員同樣可以獲得較高的工資,。關(guān)鍵的一點是，一定要堅持自己的工作,，善于總結(jié)自己的工作經(jīng)驗,，想要獲得高薪就要在工作中努力。