什么是文員

其實所謂的文員也就是文職人員,，即主管經(jīng)理之助理之類的,。但是在不同的公司,，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下,，文員是做些文字處理,、文檔整理、復印文件,、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人,、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作,?？傊急容^繁瑣的事。另外,，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作,。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同，當然少數(shù)公司可能也不需要電腦的）,，一些大的公司對語言也有所要求的（普通話,，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質（工作態(tài)度,、思想品德,、工作能力等）。

文員分類

工行文員分兩類：第一類,，文員即普通意義的文員,；第二類，“文員”即非普通意義的文員,。

主要分：行政文員,、人事文員,、文案文員,、檔案文員、銷售文員

行政文員主要負責辦公室日常事務,。

人事文員主要負責人事考勤,、人員招聘,、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理,。

文案文員主要負現(xiàn)起草文件合同等文件,。

檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料,。

銷售文員主要負責協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理,、歸類、整理、建檔和保管工作,。

辦公室文員的工作內(nèi)容

傳達事務

1,、接待來訪：來訪者不同，事有大小,，文員要區(qū)別對待,。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖,，并引其進入會客室或告知各部門接洽人,，不論對方要求見面還是預約。對不宜會見的人,，在請示相關人員后以“不在”,、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復,。

2,、接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”，然后記下對方的姓名,、工作單位等,，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答,，但一般不說總經(jīng)理是否在,。

3、轉達：需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內(nèi)容,，并準確,、迅速地轉達。

4,、文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的,，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請示主任）,。需主任辦理的要直接送主任,，主任不在時如果有于之人直接有關的留言、電報,、快遞,，可用電話告知。

日常運轉工作

1,、日程的設計及其安排：對所確定的應由主任處理的事項如會見,、出席會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調查,，協(xié)助主任制定出日程表,。日程計劃應記入每月日程表,，必要時在上面記下預定內(nèi)容和變更情況。

2,、準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制,，因此必須提前做好適當?shù)臏蕚洹?/p>

用品的整理

文員應將主任工作中所需要的文件資料,、各項用品及備用品事先準備齊全。

1,、在辦公室內(nèi)：平常經(jīng)常使用的辦公物品及備用品,，應在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此,，應設計一張用品及備用品的明細表,，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期。

2,、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆,、鉛筆等，每天都應該注意事先做好準備好一定數(shù)量,，需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮,。這些需要準備的物品應在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。

3,、文件,、資料的準備：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白,。要詳細詢問,，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全，然后畫一張文件明細表以方便使用,。

文件整理業(yè)務

1,、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂,，并且隨時可以提用,，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類,，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi),，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易查到文件,。

2,、整理工作的關鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善,。

3,、業(yè)務用的文件分為正在處理的文件,、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件,。根據(jù)應用情況還可以分為每日必用,、常用和不常用的三種。

4,、經(jīng)過整理后,，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱,。應在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表,，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。

整理清掃工作

1,、清理桌面：臺歷每天調整日期,，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好,，并按要求備齊數(shù)量,，將前一天取出的圖書、文件放回原處,，有破損和污染的物品要清掃更換,。

2、室內(nèi)的物品要放在固定的地方,。

代行業(yè)務

1,、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體,，同時還要十分講究寒暄,、應酬的用語。

2,、轉達主任意見或命令：表達主任意見要完整,、準確，注意簡潔迅速,。有時根據(jù)情況還要將對方的答復向主任匯報,。

會計實務

該項事務是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放,、次產(chǎn)的調配及運用,、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

1,、關于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表,，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下,，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表,。

2,、處理資產(chǎn)狀況還應注意以下幾點：

（1）支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應保持一致,。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任,。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。

（2）日常的現(xiàn)金支出應限定一定的數(shù)量,，若有特殊項目,，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。

（3）開具支票需有收據(jù)或其他憑證,，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章,。

（4）資產(chǎn)分為土地,、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等,。應設立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄,，詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價,、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等,。

（5）銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款項者應按名稱分別立帳并明示賬額,。

3,、各種物品的購入和發(fā)放應注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全,，并及時入帳,，以免遺忘和推遲記賬。

協(xié)助調查

公司的調查通常分為任命調查和一般性調查兩類,。公司在開展各種調查調查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作,。

1、進行調查工作時,，秘書應選擇合適的專家,、顧問進行委托或將他們列為調查委員，并與之保持聯(lián)系,，需要時提出調查課題請他們完成,。

2、有些專家事項的調查,，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見,，或在調查各方面情況后，將意見和調查情況匯總后報告給經(jīng)理,。

文書工作

文書工作有包括寫作信涵,、起草文件,，以及卷清和印刷文件三個方面。

1,、信涵的完成：對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”,，需要時選擇一種，略加增刪便可使用,，較為方便,。

2、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清,、用打字機打印,、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關內(nèi)容等工作。

聯(lián)系業(yè)務

聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉達某項事情并向對方轉告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖,，聽取對方的答復,，并將答復再反饋給經(jīng)理。

招待事務

招待是指在經(jīng)理外出,、返回或有客人來訪時的禮儀性款待,，多指派事務員或勤雜工來完成?？畲ㄏ驅?、收存攜帶物品、奉送茶點,、迎來送往等,。

1、為經(jīng)理服務

（1）經(jīng)理外出時應準備好車輛,。

（2）回到公司時,，要接過脫下的外套、帽子等,，然后放到一定的地方,，并隨時用刷子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候,，夏天要遞上濕毛巾,、冰水、咖啡或蘇打水,，冬天要遞上熱毛巾或咖啡,。

（4）要視空氣情況調好空調。

2,、為客人服務：秘書還須對客人進行服務,，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務進行接待。若需要來訪者等候時,，應遞上報紙或畫報等,。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內(nèi)容還是很多的,，但也被視為是一些基礎的工作，比如收發(fā)郵件,、接待,、文書、印信以及檔案等方面都由文員來做,。雖然文員從事的工作內(nèi)容比較多,，但因沒有太多的技術含量，所以在單位里來說資相并不是很高,。

一般來說,，文員的工資多少與所在的地區(qū)整體消費水平有關。比如一線大城市里的文員可以拿到四千及以上的工資,，而小一些城市可能只有兩千多塊錢,。工作的地區(qū)消費高自然工資也會高一些，消費低的地區(qū),，文員工資了不會太高。

以在深圳工作為例吧,，行政文員能獲得四千多的工資,；人事文員在3800左右的工資；會計文員更高一些能拿到4千以上,；還有生產(chǎn)文員可能只有3600元左右,。如今快遞的發(fā)展迅速，所以還有跟單文員,，能獲得每年4千元的工資,。

不論是在哪個城市里工作，也不論是哪一種文員的類別,，工資的多少與個人能力有很大的關系,。雖然文員的技術含量看起來并不高，但那些工作時間久,，工作經(jīng)驗豐富的文員同樣可以獲得較高的工資,。關鍵的一點是，一定要堅持自己的工作,，善于總結自己的工作經(jīng)驗,，想要獲得高薪就要在工作中努力。