辦公設(shè)備管理制度

1? 總則

1.1?目的：為規(guī)范辦公設(shè)備設(shè)施的管理，保障生產(chǎn)和辦公活動的正常進(jìn)行,，降低成本,，杜絕浪費， 特制定本制度,。

1.2?適用范圍：

1.2.1本制度適用于公司各部門。

1.2.2本制度對辦公設(shè)備設(shè)施的采購,、驗收,、使用和管理等進(jìn)行了規(guī)定。

2?辦公設(shè)備設(shè)施分類

2.1?辦公用具：辦公桌,、椅,、櫥、柜等,；

2.2?文件處理設(shè)備：電腦,、移動硬盤、掃描儀,、復(fù)印機(jī),、打印機(jī)等；

2.3?培訓(xùn)用具：投影儀,、白板等,；

2.4?空氣調(diào)節(jié)設(shè)備:空調(diào),、風(fēng)扇等；

2.5?通訊設(shè)施:電話機(jī),、傳真機(jī),、對講機(jī)等；

2.6?視聽設(shè)備:?攝影機(jī),、相機(jī),、音箱、功放,、DVD,、VCD、電視機(jī)等,；

2.7?接待飲水用具：飲水機(jī),、茶具、開水壺,、燒水壺,、茶水桶等；

2.8?廚房用具：冰箱,、消毒柜等,；

2.9?其他設(shè)備設(shè)施：與辦公有關(guān)的其他設(shè)備設(shè)施。

3?辦公設(shè)備設(shè)施管理的職責(zé)

3.1?行政部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的歸口管理,。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施規(guī)劃,、選型、組織安裝調(diào)試,、統(tǒng)一 調(diào)配,、使用,、維修,、盤點、報廢和更新的全過程實行綜合管理,。

3.2?采購部負(fù)責(zé)按要求進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的采購,。

3.3?生產(chǎn)部負(fù)責(zé)協(xié)助實施辦公設(shè)備設(shè)施的安裝和維修。

3.4?使用部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的分級管理,，負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的正確使用和日常維護(hù)保養(yǎng),，延 長辦公設(shè)備設(shè)施使用壽命，保證辦公設(shè)備設(shè)施的正常運行,。

3.5?財務(wù)部負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備設(shè)施的采購,、發(fā)放和管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查和審計,。

4?辦公設(shè)備設(shè)施的購置

4.1?行政部應(yīng)廣泛收集辦公設(shè)備設(shè)施的發(fā)展資訊以及市場信息,，并收集使用單位對有關(guān)辦公設(shè)備設(shè)施的使用意見,，為新辦公設(shè)備設(shè)施的購置提供建議。

4.2?各部門需要新增辦公設(shè)備設(shè)施應(yīng)填寫《辦公設(shè)備設(shè)施購置申請單》,，送行政部審查,、主管副 總審核,、常務(wù)副總或總經(jīng)理批準(zhǔn),。

4.3?對于新辦公設(shè)備設(shè)施的購置，行政部應(yīng)提出辦公設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性,、可靠性和維修性等要求,， 并對大型、關(guān)鍵辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)可行性分析,，把好選型和安裝驗收質(zhì)量關(guān),，為搞好辦公設(shè)備設(shè)施的后期管理奠定基礎(chǔ)。

4.4?選購的大型,、關(guān)鍵辦公設(shè)備設(shè)施應(yīng)備有齊全的安裝,、使用、潤滑,、維修等技術(shù)資料和必要的 維修配件,、易損件。

4.5?辦公設(shè)備設(shè)施到貨后,，由采購部組織行政部,、使用部門、供方派員共同參加開箱驗收,，并認(rèn) 真做好開箱記錄,，按照裝箱單核對主辦公設(shè)備設(shè)施、附件,、工具,、備件和技術(shù)資料，辦理入庫和安裝手續(xù),。

4.6?辦公設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試完畢,，要按說明書及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行性能檢查、調(diào)試,，屬于固定資產(chǎn)的 要辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù),。

4.7?驗收后采購部應(yīng)負(fù)責(zé)組織填寫《辦公設(shè)備設(shè)施驗收報告單》一式三份，采購部,、行政部,、使 用部門各留一份。

4.8?驗收后行政部將相關(guān)資料收集,、整理,、存檔,。

5?辦公設(shè)備設(shè)施的臺帳和檔案管理

5.1?辦公設(shè)備設(shè)施的臺帳管理

5.1.1?財務(wù)部對對公司的所有屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備設(shè)施按照規(guī)定建立固定資產(chǎn)臺帳，并進(jìn)行監(jiān) 督和管理,。

5.1.2?行政部對公司的所有辦公設(shè)備設(shè)施按照規(guī)定逐臺進(jìn)行統(tǒng)一編號,，建立《辦公設(shè)備設(shè)施臺帳》 和卡片，填寫《辦公設(shè)備設(shè)施檔案資料卡》,，做到隨機(jī)附件和資料齊全,。

5.1.3?各使用部門要建立本部門辦公設(shè)備設(shè)施臺賬。

5.2?辦公設(shè)備設(shè)施的檔案管理

5.2.1?行政部行政助理,，負(fù)責(zé)為列入固定資產(chǎn)的大型辦公設(shè)備設(shè)施建立技術(shù)檔案和狀態(tài)檔案,。

5.2.2?辦公設(shè)備設(shè)施的技術(shù)檔案是指辦公設(shè)備設(shè)施的安裝、零部件,、自制辦公設(shè)備設(shè)施,、特種辦公 設(shè)備設(shè)施、使用說明書,、圖紙等技術(shù)資料,。

5.2.3?狀態(tài)檔案是指辦公設(shè)備設(shè)施的分布、購進(jìn)和安裝日期,、使用年限,、維修記錄、調(diào)撥記錄等資 料,。

5.2.4?辦公設(shè)備設(shè)施檔案資料發(fā)生變更時,，應(yīng)根據(jù)實際情況，及時更新檔案資料,。

6?辦公設(shè)備設(shè)施的使用與保養(yǎng)

6.1?使用人員在獨立使用辦公設(shè)備設(shè)施前,，必須對其進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的結(jié)構(gòu)、性能,、技術(shù)規(guī)范,、 維護(hù)基礎(chǔ)知識和安全操作規(guī)程的培訓(xùn)。

6.2?各部門要指定專人負(fù)責(zé)公用辦公設(shè)備設(shè)施的管理,。

6.3?操作人員要嚴(yán)格執(zhí)行辦公設(shè)備設(shè)施的操作規(guī)程,，嚴(yán)禁辦公設(shè)備設(shè)施超負(fù)荷、超范圍和帶故障 運轉(zhuǎn),。

6.4?使用部門負(fù)責(zé)指定專人進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)保養(yǎng)，行政部負(fù)責(zé)依據(jù)辦公設(shè)備設(shè)施的 特點和使用情況進(jìn)行定期維護(hù),。

6.5?使用部門,、行政部要定期或不定期對辦公設(shè)備設(shè)施的使用和保養(yǎng)情況進(jìn)行檢查。

6.6?對于使用部門不正當(dāng)使用和維護(hù)的行為,，行政部有權(quán)提出整改要求和處罰建議,，對由此而造 成的辦公設(shè)備設(shè)施的損壞,，經(jīng)行政部進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任,。

6.6.1?對純屬人為原因?qū)е罗k公設(shè)備設(shè)施損壞的,，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費用的 70%-100%,；造成報廢或丟失的,，視情況由責(zé)任人賠償原值的70%-100%。如責(zé)任人不清的,，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%,，保管人承擔(dān)50%。

6.6.2?因保管不當(dāng)造成辦公設(shè)備設(shè)施遺失的,，由保管人賠償原值的80%-100%賠償或責(zé)令自行增購 并不得報支費用,。

7?辦公設(shè)備設(shè)施的維修

7.1?辦公設(shè)備設(shè)施發(fā)生故障，使用部門不能解決時,，應(yīng)立即填寫《辦公設(shè)備設(shè)施報修單》,，通知 行政部組織有關(guān)人員進(jìn)行排除，并填好維修記錄,。

7.2?在接到辦公設(shè)備設(shè)施報修以后,，行政部應(yīng)根據(jù)辦公設(shè)備設(shè)施的故障程度和原因，組織維修人 員進(jìn)行修理,。

7.3?維修人員在維修完畢后,，應(yīng)通知使用單位的員工進(jìn)行驗收，并在報修單上簽字,，對維修用時 和維修材料進(jìn)行確認(rèn),。

7.4?對于緊急情況，使用部門可電話或口頭通知行政部,，行政部及時安排維修,。但使用部門應(yīng)及 時補(bǔ)辦報修及驗收手續(xù)。

7.5?對于公司現(xiàn)有技術(shù)力量無法完成的辦公設(shè)備設(shè)施報修,，應(yīng)由行政部填寫《辦公設(shè)備設(shè)施委外 修理申請單》,，報常務(wù)副總經(jīng)理審批后?！掇k公設(shè)備設(shè)施委外修理申請單》應(yīng)詳細(xì)注明維修辦公設(shè)備設(shè)施的名稱,、故障原因、外協(xié)廠家和預(yù)計費用,。

7.6?在維修完成以后,，使用部門和行政部應(yīng)當(dāng)對辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查驗收。

7.7?對于經(jīng)常發(fā)生故障的部位,，行政部應(yīng)組織使用部門認(rèn)真分析,，制訂改善維修措施,，盡量從根 本上消除故障以及發(fā)生原因。

8?辦公設(shè)備設(shè)施的移交,、閑置及報廢處理

8.1?辦公設(shè)備設(shè)施的移交

8.1.1?員工崗位變動或離職時,，應(yīng)及時將個人領(lǐng)用的辦公設(shè)備設(shè)施移交給接手人或退還行政部。

8.1.2?各部門負(fù)責(zé)人崗位變動或離職時,，應(yīng)及時將部門共用的辦公設(shè)備設(shè)施移交給接手人或退還行 政部,。

8.1.3?部門負(fù)責(zé)人移交時由行政部監(jiān)交，一般員工移交時由部門人監(jiān)交,，移交人,、接手人、監(jiān)交人 如實記錄并填寫《辦公設(shè)備設(shè)施移交單》一式三份,，三方簽字后各留一份,。

8.2?辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥

8.2.1?辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥必須由行政部統(tǒng)一安排，各部門不得私自調(diào)撥,。

8.2.2?各部門如需辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥,，應(yīng)由移入部門經(jīng)理填寫《辦公設(shè)備設(shè)施調(diào)撥單》，交行政 助理審查,，行政部經(jīng)理審批,。

8.2.3?行政部組織調(diào)撥雙方進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施交接，調(diào)撥出的辦公設(shè)備設(shè)施必須隨帶原有輔機(jī),、附 件和技術(shù)文件,。

8.2.4?屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥應(yīng)報財務(wù)部備案。

8.3?閑置辦公設(shè)備設(shè)施的處理

8.3.1?辦公設(shè)備設(shè)施閑置在半年以上的應(yīng)進(jìn)行封存管理,，辦公設(shè)備設(shè)施的封存和啟封時必須由使用 部門,、行政部共同進(jìn)行。

8.3.2?封存要有明顯的標(biāo)識,。

8.3.3?辦公設(shè)備設(shè)施封存前要進(jìn)行一次全面的維護(hù),，并采取防塵、防銹和防潮措施,。

8.3.4?所有封存辦公設(shè)備設(shè)施都要達(dá)到完好辦公設(shè)備設(shè)施的要求,，并列入辦公設(shè)備設(shè)施檢查范圍。

8.3.5?對風(fēng)扇等季節(jié)性強(qiáng)的辦公設(shè)備設(shè)施,，可由各部門做好清潔維持后交倉庫暫存,，由倉庫統(tǒng)一集 中保管。雙方辦好入倉和領(lǐng)用手續(xù),。

8.3.6?對于長期不用,、連續(xù)停用一年以上的閑置辦公設(shè)備設(shè)施，由使用部門填寫《閑置辦公設(shè)備設(shè) 施處理申請單》,，報行政部積極組織外調(diào),、出租或轉(zhuǎn)讓，以提高辦公設(shè)備設(shè)施的利用率,。

8.4?辦公設(shè)備設(shè)施的報廢

8.4.1?辦公設(shè)備設(shè)施報損,、報廢條件：

a) 因意外事故或災(zāi)害，造成主要部件,、主要結(jié)構(gòu)嚴(yán)重?fù)p壞而無法使用的辦公設(shè)備設(shè)施,。

b)?制造質(zhì)量低劣，達(dá)不到使用要求的辦公設(shè)備設(shè)施,。

c)?使用不當(dāng)造成損壞,、無修復(fù)價值的辦公設(shè)備設(shè)施。

d)?機(jī)器陳舊,，技術(shù)性能不能滿足使用要求,，且無法改造的辦公設(shè)備設(shè)施。

e)?耗能高,，嚴(yán)重污染環(huán)境的辦公設(shè)備設(shè)施,。

f)?超過使用年限、已無使用價值的辦公設(shè)備設(shè)施,。

8.4.2?報損,、報廢辦公設(shè)備設(shè)施的處理方法：

a)?按現(xiàn)有價值整件或整機(jī)出售。

b)?拆卸,、轉(zhuǎn)讓可利用的零部件,。

c)?不能利用的部件按廢料處理。

8.4.3?報廢申請由使用部門提出,，使用部門填寫《辦公設(shè)備設(shè)施報廢申請單》,，行政部進(jìn)行審查， 必要時組織相關(guān)專家進(jìn)行審查,，財務(wù)部門進(jìn)行價值評估,，主管副總經(jīng)理審查、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn),。

8.4.4?報廢申請經(jīng)批準(zhǔn)后使用部門由使用部門交行政部進(jìn)行臺帳及檔案調(diào)整,，屬于固定資產(chǎn)的辦公 設(shè)備設(shè)施還須由申請部門轉(zhuǎn)財務(wù)部門進(jìn)行固定資產(chǎn)減損處理。

9?辦公設(shè)備設(shè)施的盤點

9.1?公司辦公設(shè)備設(shè)施實行定期盤點,，一般為每年六月和十二月,。

9.2?辦公設(shè)備設(shè)施的盤點由行政部會同財務(wù)部、使用部門共同進(jìn)行,。

9.3?辦公設(shè)備設(shè)施盤點的依據(jù)為財務(wù)部固定資產(chǎn)臺帳,、行政部辦公設(shè)備設(shè)施臺帳、辦公設(shè)備設(shè)施 卡片、領(lǐng)用記錄,、調(diào)撥記錄,、報廢記錄等。

9.4?辦公設(shè)備設(shè)施盤點時應(yīng)實事求是,，如實記錄盤點情況,，嚴(yán)禁弄虛作假。

9.5?盤點結(jié)束后行政部應(yīng)及時如實編制盤點報告,，說明盤點盈虧原因及處理意見,，報告主管副總 經(jīng)理審核、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批,。

10?附則

10.1?本制度由行政部制定,，并負(fù)責(zé)解釋和組織實施。

10.2?本制度報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行,，修改時亦同,。

10.3?本制度實施后，凡既有的類似規(guī)定自行終止,，與本制度相抵觸的,，以本制度準(zhǔn)。

10.4?本制度自頒布之日起施行,。

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