一,、檔案管理系統(tǒng)操作流程是什么

檔案管理系統(tǒng)在檔案管理流程方面可以概括為以下四步：

1、檔案的收集

檔案管理系統(tǒng)支持多種采集渠道與采集方法，可通過新建,、掃描、上傳,、導入等多種方式,，對電子文檔及實體文檔進行創(chuàng)建與采集。

2,、檔案的整理

（1）歸檔鑒定：預歸檔文件庫中的文件由檔案管理人員通過“自動歸檔”或“歸檔編輯”功能進行檔案歸檔,。

（2）自動歸檔：可將預歸檔文件庫中的文件按照歸檔年度保管期限、類型組合的歸檔分類規(guī)則,，批量轉(zhuǎn)移到設定的檔案庫下,。

（3）歸檔編輯：歸檔編輯功能提供方便的歸檔操作界面，可方便地將待歸檔文件歸入相應的案卷中,，并提供著錄項目的修改,、卷內(nèi)文件的排序等功能。

有的檔案管理系統(tǒng)還具備自定義功能,，用戶可以根據(jù)自己需求,，對各層級文檔的分類架構(gòu)、目錄,、屬性等進行自定義預設,。文件需按什么分類歸檔、各層級有什么目錄,、需錄入哪些信息等,，完全可根據(jù)自己需求而定。

3,、檔案的存儲

（1）檔案庫：通過歸檔編輯與自動歸檔均可將檔案放入檔案庫中,。

（2）資料庫：管理員檔案鑒定后不需要歸檔的文件即可轉(zhuǎn)移到資料庫中管理。

4,、檔案的利用

在一定權(quán)限內(nèi),，員工可以申請借閱，并且管理員可以查看到系統(tǒng)的借閱列表,，可進行在線的歸還,、領用、催還,、收回等操作,。員工借閱電子檔案可按批準的時效在線查閱；借閱實體檔案可以線上申請,，線下取用,；借閱打印復印件可由檔案管理員設置閱讀與打印水印,，限定文件使用用途。

二,、檔案管理系統(tǒng)如何導入數(shù)據(jù)

前文已經(jīng)簡單了解到可通過新建,、掃描、上傳,、導入等多種方式,，對電子文檔及實體文檔進行創(chuàng)建與采集，那么具體的檔案管理系統(tǒng)如何導入數(shù)據(jù)呢,？

檔案導入,，對于紙質(zhì)檔案而言，是指檔案卷宗信息的導入,，通過檔案收集模塊的檔案導入即可實現(xiàn),。如果紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化，有具體的檔案內(nèi)容文件,，則同電子檔案的導入工作相同,。

電子檔案的導入，首先仍然是檔案卷宗信息的導入,。通過檔案收集模塊的檔案導入界面下載模板,，根據(jù)模板錄入檔案的卷宗信息（包括卷內(nèi)目錄），然后導入系統(tǒng)中,，形成相應的檔案信息,。其次是檔案全文的導入。通過檔案收集中的文件導入,，將檔案的全文文件導入系統(tǒng)，并與相應的檔案卷宗對應,。

在檔案導入和文件導入后,，如果發(fā)現(xiàn)有漏上傳文件的或者缺失信息的檔案，可通過“檔案收集模塊”中的檔案新增和檔案編輯進行補充處理,。