如何管控出差預(yù)算

（一）做好差旅計劃統(tǒng)籌安排，提前預(yù)定機票及酒店獲得價格優(yōu)惠,。

要控制差旅費的總額,。企業(yè)首先要能夠做好差旅費的計劃。減少差旅費活動的隨意性。這樣才能夠為差旅活動的預(yù)算和剛性等提供基礎(chǔ),，并能夠做好相關(guān)的訂票等,。企業(yè)如果可以做好差旅計劃，這樣就可以實現(xiàn)差旅費用支出的提前安排,。企業(yè)應(yīng)該將外地出差的審批權(quán)集中起來,，每個部門設(shè)計外地出差、參加外地會議,、參加外地學(xué)習(xí)和考察等都應(yīng)該報請分管領(lǐng)導(dǎo)同意,，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不能擅自出差并給予報銷。同時,。企業(yè)還需要設(shè)立相應(yīng)的等級備查制度,，外地出差需要詳細列出出差事由、出差人員,、時間和地點,、往返路線和領(lǐng)導(dǎo)審批等內(nèi)容。在分管領(lǐng)導(dǎo)及時審批后及時上報給行政職能部門,。對于擅自更改路線等行為需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)審批,，否則不予以報銷。

（二）實行住宿酒店集采或外包,，獲得集團采購或者專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢,。

日前，很多跨國公司都會將差旅管理業(yè)務(wù)外包出去,，美國有非常多的差旅服務(wù)商,，如美國運通、羅森波斯公司等,。這些服務(wù)商在整合資源后提出一些適合公司的方案,，同時公司差旅活動中的組織、策劃,、接待等均是這些服務(wù)商進行打理,，這樣可以規(guī)范企業(yè)的差旅行為，同時降低企業(yè)內(nèi)部的貪污,、返點等不良行為,。另外這樣的行為也可以降低企業(yè)行政系統(tǒng)的工作負擔(dān)。根據(jù)美國的研究,，企業(yè)將自身的差旅活動外包可以為企業(yè)節(jié)省10%以上的開支,，企業(yè)可以借鑒國外的企業(yè)行為改進自己的管理，通過招標(biāo)選擇高質(zhì)量的差旅服務(wù)商,。根據(jù)差旅服務(wù)商的建議優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理流程,，同時在日常生活的差旅活動中評估差旅服務(wù)商的專業(yè)性和滿意度,，另外在進行該業(yè)務(wù)的時候需要差旅服務(wù)商先對員工進行培訓(xùn)，讓員工熟悉相關(guān)的差旅信息和產(chǎn)品信息,，利用網(wǎng)絡(luò)工具讓預(yù)定更加標(biāo)準(zhǔn)化,。對于一些日前還無法實現(xiàn)外包的公司可以先逐步實行酒店集采等，獲取集采的優(yōu)勢,。

（三）在制度上引導(dǎo)員工選擇合適的交通工具出行,，明確各級人員住宿要求。

要做好企業(yè)的差旅費管理需要制定出臺相關(guān)的公司政策和制度,，并要求各級人員嚴格遵照相應(yīng)的制度進行執(zhí)行,，差旅費管理的目標(biāo)不僅僅是降低費用，還需要增加差旅費的透明度和合規(guī)性,。企業(yè)要制定清晰明了的差旅費管理制度,，引導(dǎo)員工選擇合適的交通工具外出，明確各級人員住宿的要求,，當(dāng)然這種制度還需要根據(jù)環(huán)境的變化等及時更新,，如航空公司、住宿服務(wù),、物價變動和餐飲業(yè)政策的變動,。企業(yè)要能都優(yōu)化差旅費管理流程。讓員工清除的了解公司的差旅制度,，避免員工在未授權(quán)的范圍內(nèi)進行支出。一般而言,。差旅費政策應(yīng)該包括員工出差的審批,、交通工具的選擇、酒店預(yù)訂系統(tǒng)的選擇,、機票預(yù)定的規(guī)定,、住宿標(biāo)準(zhǔn)、信用卡和現(xiàn)金的使用條款,、出租車費用,、報銷程序、餐飲標(biāo)準(zhǔn)等,。對于違反以上條款的行為公司不予報銷并給予相印的懲戒,。

（四）加強預(yù)算執(zhí)行的剛性，與員工,、部門績效掛鉤,。

公司要加強預(yù)算執(zhí)行的剛性，這樣才能夠嚴格控制差旅費的開支,。企業(yè)要達到預(yù)算執(zhí)行的剛性就需要加強差旅費控制和績效的掛鉤,。而有效的信息搜集和審批程序是執(zhí)行預(yù)算的有效措施,，公司要推行公司卡、信用卡等在差旅活動中的支出,，這樣一方面可以將差旅活動信息整理成電子信息,，加強對信息的搜集，另一方面也是減少現(xiàn)金使用,、提升資金使用效率的辦法,。

（五）運用現(xiàn)代技術(shù)，如視頻會議等,，采取有效手段,，減少不必要的差旅支出。

不少公司已經(jīng)開始嘗試新的溝通方式,，很多的高科技公司也開始通過開發(fā)有效的軟件減少差旅次數(shù),，如視頻會議系統(tǒng)等，這些都是可以用于公司跨區(qū)域的會議,，外地學(xué)習(xí)等,。這樣減少了公司的差旅行為，節(jié)省了巨額的開支,。

差旅費用報銷管控方法

通過減少審批提高效率

多數(shù)企業(yè)常會碰到員工出差發(fā)生預(yù)算超標(biāo)的情況,，但隨之而來的又常是一些貌似合理的原因。例如,，銷售部員工和公司高層領(lǐng)導(dǎo)一同拜訪客戶,，住宿標(biāo)準(zhǔn)肯定是“就高不就低”，那對于基層銷售部員工則會超出預(yù)算,。又如銷售部同事常常為了盡快拿下客戶訂單而發(fā)生業(yè)務(wù)招待費超標(biāo)的情況,。對于此類情況，財務(wù)部可以建立一張白名單或黑名單列表,。如果發(fā)生銷售員工和上級領(lǐng)導(dǎo)出差而提高住宿標(biāo)準(zhǔn)的情況,，則自動歸為白名單，不需審批則可批準(zhǔn),。反之,，如果銷售的業(yè)務(wù)招待費超標(biāo)，那么可以設(shè)為黑名單,。通過對白名單和黑名單的定期調(diào)整,，可以減少例外審批的數(shù)量。

通過大數(shù)據(jù)管理來降低支出

提前預(yù)定機票通?？色@得較優(yōu)惠折扣是眾人皆知的常識,，但企業(yè)因差旅單據(jù)數(shù)量過大而往往不了解最終拿到折扣在市場中所處水平。而通過在線差旅預(yù)定平臺則可分析出某條航線一段時間的平均折扣率和中位票價并基于此來審核員工所預(yù)定機票的價格水平,。同時,，企業(yè)也可通過該方法對公司內(nèi)部部門之間進行橫向比較,。例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動身到客戶公司搶修,，不能做到及早預(yù)定,。但是市場部和銷售部的工作職責(zé)可能相近，如果發(fā)生市場部的平均折扣率是九折而銷售部是七折,，那么就可以詢問對應(yīng)部門為何存在如此差異,，進而找出原因。通過不斷調(diào)研和分析,，就可對優(yōu)秀做法進行推廣,，對不足地方加以改進，持續(xù)改進公司內(nèi)部差旅政策,。

利用合理性審查降低費用

正如本文開場所談,，控制差旅費用支出一般不通過降低公司預(yù)定賓館和機票差旅標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)，因為這樣的方式容易引起員工抱怨反而得不償失,。而換種做法,，通過對差旅的合理性進行事先規(guī)劃則可事半功倍。例如,，財務(wù)部通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)銷售部同事經(jīng)常從上海出差到南京拜訪客戶,。在沒有提前規(guī)劃的情況下可能是*9天下午出發(fā)，當(dāng)晚發(fā)生住宿一晚,，第二天白天客戶處拜訪,，第三天早間趕回上海。但如果提前對拜訪安排進行了解,，并合理規(guī)劃做到當(dāng)天往返那么公司就可節(jié)省近兩天的房租,。公司甚至可以對進行合理規(guī)劃而減少的對應(yīng)住宿支出部分進行獎勵，例如規(guī)定在南京拜訪客戶如果當(dāng)天往返有額外津貼,，津貼的金額可以小于對應(yīng)的住宿費用，這樣不僅節(jié)省了住宿支出,、提高了員工積極性同時也額外增加了一個工作日的上班時間,。

利用金融服務(wù)降低資金成本

用商務(wù)卡的模式取代備用金可減少對公司的資金占用，緩解對資金流的壓力,。特別是企業(yè)雇傭非本地員工時,，該類員工通常無法辦理較高額度的信用卡，而相應(yīng)員工又可能出現(xiàn)長時間出差而大幅墊付差旅款項影響該員工的正常生活的實際問題,，這時通過公司統(tǒng)一辦理商務(wù)卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問題,。但商務(wù)卡所不可忽略的隱患是如發(fā)生員工惡意透支消費的情況時，公司需承擔(dān)相應(yīng)還款責(zé)任,。據(jù)某機構(gòu)財務(wù)培訓(xùn)了解,，企業(yè)可與銀行談判免除還款責(zé)任,，一般的操作程序為，應(yīng)盡量提前一個月通知銀行公司員工離職動向,，實際離職時應(yīng)書面通知銀行,，同時在員工離職之前公司也應(yīng)摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。

通過透明差旅費政策來管控

一些公司行政層級較為復(fù)雜,，甚至有多達十余個層級,。為了滿足各個行政層級的需要，就需對每個行政層級制定單獨的差旅標(biāo)準(zhǔn),。而全國各個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平不一,，對每個地區(qū)制定標(biāo)準(zhǔn)本身已經(jīng)較為繁瑣，大量的標(biāo)準(zhǔn)制定工作將使得財務(wù)部不堪重負,，而政策更新緩慢又可能導(dǎo)致不符合實際經(jīng)濟和物價發(fā)展情況造成員工抱怨較大,。某機構(gòu)建議行政層級較多的企業(yè)盡量簡化差旅標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)個相近的行政層級歸為同類標(biāo)準(zhǔn),、盡可能簡化流程,。

通過減少人工審核來提高效率

公司可通過引入訂制化的差旅費用管控軟件來大幅提升工作效率。通常一個典型的差旅電子報銷系統(tǒng)將涵蓋下述五種功能：

1.在線申請功能,，包括出差申請和差旅申請,。

2.在線審批功能.

3.差旅供應(yīng)商集中管理功能，包括所有采購名單內(nèi)的機票,、酒店等供應(yīng)商,。

4.費用控制功能，將報銷費用的標(biāo)準(zhǔn)寫入系統(tǒng),，例如到不同城市或者不同的國家住宿標(biāo)準(zhǔn)及到相應(yīng)地區(qū)的津貼補貼標(biāo)準(zhǔn)錄入,，同時對不同差旅距離所對應(yīng)交通工具的選擇和審批均可由系統(tǒng)進行統(tǒng)一管控。

5.預(yù)算控制,，管理人員在審批時可看到對應(yīng)部門當(dāng)月整體的差旅預(yù)算,，花銷和結(jié)余情況。從而做到每次審批時有據(jù)可查,。發(fā)生超標(biāo)情況時必須找財務(wù)部進行單獨審批,，增加預(yù)算。否則費用審批將會被凍結(jié),。通過電子報銷系統(tǒng),，財務(wù)審核要點可從近10個降低為3個。

在實施電子報銷前財務(wù)需要審核

①審批權(quán)限是否符合規(guī)定②審批是否完整③審核人簽字是否真實④成本中心是否填錯⑤是否及時報銷⑥總金額是否正確⑦費用是否超標(biāo)等10個要點,。

而在使用電子報銷后,，財務(wù)僅需審核特殊事項合理性，發(fā)票真實情況,，發(fā)票金額與報銷金額是否一致等內(nèi)容即可,。通過差旅電子系統(tǒng)的應(yīng)用可使財務(wù)部大幅提高工作效率,，加速報銷進度進而提高員工滿意度。