一、無(wú)紙化智能會(huì)議系統(tǒng)怎么用

在智能化時(shí)代,，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)逐漸受到了企業(yè)的青睞,，使用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)不僅綠色環(huán)保，而且方便安全,，那么如何使用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)呢,？

1、準(zhǔn)備會(huì)議資料

在會(huì)議開始前,，主持人需要將會(huì)議資料上傳到會(huì)議服務(wù)平臺(tái),。這些資料可以包括會(huì)議議程、會(huì)議背景資料,、報(bào)告文稿,、數(shù)據(jù)表格等。會(huì)議服務(wù)平臺(tái)會(huì)自動(dòng)對(duì)資料進(jìn)行歸類和整理,，方便參會(huì)人員查閱,。

2、邀請(qǐng)參會(huì)人員

主持人可以通過(guò)會(huì)議服務(wù)平臺(tái)發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng),，告知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間,、地點(diǎn)和議程等信息。參會(huì)人員收到邀請(qǐng)后,，可以提前通過(guò)無(wú)紙化會(huì)議終端查閱會(huì)議資料,，為會(huì)議做好準(zhǔn)備。

3,、設(shè)備接入

會(huì)議開始前,，參會(huì)人員需要將無(wú)紙化會(huì)議終端接入會(huì)議服務(wù)平臺(tái)。這通常只需要在終端設(shè)備上輸入會(huì)議服務(wù)平臺(tái)的地址和賬戶信息即可。接入成功后,，參會(huì)人員可以實(shí)時(shí)查看會(huì)議資料,、發(fā)言和提問(wèn)。

4,、展示會(huì)議資料

會(huì)議進(jìn)行中,，主持人可以通過(guò)投影設(shè)備展示會(huì)議資料，讓參會(huì)人員更直觀地了解會(huì)議內(nèi)容,。在無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)中,，主持人可以實(shí)時(shí)控制投影設(shè)備的內(nèi)容和順序，以便根據(jù)會(huì)議進(jìn)程靈活調(diào)整,。

5,、互動(dòng)交流

無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)提供了豐富的互動(dòng)功能，如實(shí)時(shí)聊天,、文件共享,、屏幕共享等，方便參會(huì)人員進(jìn)行溝通和交流,。參會(huì)人員可以在終端設(shè)備上向主持人或其他參會(huì)者提問(wèn),、發(fā)表意見，主持人也可以實(shí)時(shí)回應(yīng),。

6,、記錄會(huì)議內(nèi)容

會(huì)議進(jìn)行中，參會(huì)人員可以在無(wú)紙化會(huì)議終端上對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄,。這些記錄可以包括文字,、圖片、語(yǔ)音等多種形式,，方便參會(huì)人員回顧和整理,。

7、歸檔會(huì)議資料

會(huì)議結(jié)束后,，主持人需要在會(huì)議服務(wù)平臺(tái)上對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行歸檔,。歸檔的資料包括會(huì)議議程、參會(huì)名單,、會(huì)議記錄等,，以便未來(lái)查閱和回顧。

二,、使用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)如何保障安全性和保密性

隨著節(jié)能環(huán)保觀念的普及,，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)開始在企業(yè)中廣為應(yīng)用。雖然節(jié)省了很多紙張,，但是無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保密性一直讓用戶有所擔(dān)心,，那么使用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是怎么保障會(huì)議的安全和保密的呢,？

1、從數(shù)據(jù)源頭保障無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的安全保密性

直接的辦法就是將無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)買斷,，將無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器部署到自己內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中,。這樣避免了無(wú)紙化會(huì)議的數(shù)據(jù)信息傳輸需要經(jīng)過(guò)公網(wǎng)遭竊取的風(fēng)險(xiǎn)。

2,、做好 無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的安全防護(hù)工作

（1）無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的載體必須是企業(yè)內(nèi)部提供的,，避免第三方設(shè)備或者移動(dòng)設(shè)備接入，導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄密,。

（2）?禁止無(wú)紙化會(huì)議室中的錄制，截屏功能,，避免會(huì)議資料被拷貝或者上傳,。

（3）無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)在純局域網(wǎng)中使用的同時(shí)，會(huì)議室也用的是局域網(wǎng),，防止外網(wǎng)訪問(wèn),，有必要的話可以禁止4G和5G信號(hào)。